iBabs Archive (binnenkort beschikbaar)
Bewaar elk document zo lang als de wet vraagt
iBabs Archive helpt organisaties om vergaderstukken, besluiten en dossiers te beheren volgens de juiste wettelijke bewaartermijnen.
Informatie blijft vindbaar, controleerbaar en duurzaam toegankelijk voor inwoners, pers en collega's, rechtstreeks vanuit de iBabs-omgeving.
Koppel dossiers aan de juiste bewaartermijn, zodat stukken precies zo lang bewaard blijven als de wet voorschrijft.
Houd openbare informatie helder, vindbaar en beschikbaar. Zonder handmatige exports, screenshots of losse systemen.
Breng agenda's, besluiten, documenten en dossiers vanuit iBabs onder in een gecontroleerde archiveringsworkflow.
Binnenkort beschikbaar
Exporteer stukken naar je e-Depot. Zonder iBabs te verlaten.
Met iBabs Archive exporteer je stukken rechtstreeks naar je e-Depot. Zodra een batch klaar is voor overdracht, verpakt het systeem die als SIP (ToPX 2.3), genereert het de overdrachtsverklaring en wacht het op akkoord van de archivaris voordat je de export uitvoert. De handeling wordt volledig gelogd en de stukken blijven in iBabs staan totdat je archief bevestigt dat ze compleet zijn aangekomen.
Workflow Native
Stukken stromen van vergadering naar archief
De meeste archiveringsoplossingen staan buiten de vergaderworkflow. Dat betekent exporteren, metagegevens opnieuw intypen en een parallel systeem draaien puur voor compliance. iBabs Archive zit ingebouwd in de workflow die je vergaderbeheerders en records manager al gebruiken. Je stelt de bewaartermijnen één keer in en stukken stromen daarna automatisch de archiveringscyclus in.
- Bewaartermijnen per agendatype
Stel de bewaartermijn per agendatype in. Elk stuk krijgt automatisch het juiste schema.
- Onderscheid in bewaartermijnen
Houd een helder onderscheid tussen bewaartermijnen van vóór en na de inwerkingtreding van de Archiefwet.
- Bevriezen in twee stappen
Vergaderbeheerders dienen vastgestelde agenda's in om te bevriezen. De records manager controleert de volledigheid en bevriest ze.
- Stukken stromen automatisch door
Stukken gaan rechtstreeks van vergadering naar archief. Zonder kopiëren en plakken of dubbele invoer.
Audit en verantwoording
Elke handeling vastgelegd. Elke wijziging verantwoord.
Vanaf het moment dat een stuk ontstaat tot het moment waarop het wordt vernietigd, wordt elke handeling gelogd met gebruiker, tijdstempel en context. Bevriezen, overdragen, vernietigen: het staat allemaal in één audittrail. Je weet altijd wie wat wanneer heeft gedaan. Geen spreadsheets. Geen screenshots. Geen reconstructie achteraf.
- Onveranderbare stukken
Eenmaal bevroren kunnen stukken niet meer worden gewijzigd. Inhoud en metagegevens blijven precies zoals ze zijn vastgelegd.
- Volledige audittrail
Elke bevriezing, overdracht en vernietiging gelogd met gebruiker en tijdstempel.
- Logging op rol
Elke handeling is gekoppeld aan de rol die hem uitvoerde. Anonieme wijzigingen zijn niet mogelijk.
- Geschiedenis met tijdstempels
Reconstrueer op elk moment de volledige levensloop van een stuk, vanuit één audittrail.
Compliance waar je achter kunt staan.
iBabs Archive is ontworpen volgens ISO 16175, de internationale standaard voor digitaal informatiebeheer. De audittrail, de rolscheiding, de logica achter de bewaartermijnen en het overdrachtsproces sluiten aan op wat de Archiefwet van een archiefsysteem verwacht.
Gebouwd volgens de internationale standaard voor functionele eisen aan digitaal informatiebeheer.
Stukken en metagegevens worden verwerkt volgens de Europese eisen voor gegevensbescherming.
Het onderliggende iBabs-platform is gecertificeerd volgens ISO 27001 voor informatiebeveiliging.
Onafhankelijk beoordeeld door [naam], autoriteit op het gebied van compliance in digitaal informatiebeheer.
Archiveer wat bewaard moet blijven.
Vernietig wat niet langer hoeft te bestaan.
Beheer bewaartermijnen, openbaarheid, overdracht en vernietiging van stukken in één gecontroleerd proces. iBabs Archive ondersteunt compliant archiveren met SIP-exports, overdrachtsverklaringen en volledig gelogde vernietigingsworkflows, inclusief verplichte goedkeuring door de archivaris voordat stukken definitief worden vernietigd.
Bevriesproces
Geen
Agenda bestaat, nog niet ingediend.
Indienen om te bevriezen
Agendabeheerder
Ontgrendelen om te bewerken
Agendabeheerder
Klaar om te bevriezen
In beoordeling bij de records manager
Bevriezen
Records manager
Bevroren
Blijft hier staan tot de termijn afloopt
Vernietigingsproces
Bewaartermijn verstreken
Vernietigen is wettelijk toegestaan
Indienen om te vernietigen
Records manager
Vernietiging pauzeren
Records manager
Klaar om te vernietigen
Archiefbeheerder moet akkoord geven
Vernietigen
Records manager
Vernietigd
Afgerond, metagegevens blijven hier bewaard
Geen tweede login. Geen tweede leverancier. Geen tweede implementatie.
iBabs Archive draait binnen het iBabs-platform dat je al gebruikt. Hetzelfde beveiligingskader. Dezelfde authenticatie. Hetzelfde supportteam. Dezelfde leveranciersrelatie.
- 3.000+
- Organisaties
- 300.000+
- Gebruikers
- 25+
- Jaar op de markt
Breid de mogelijkheden van iBabs Archive uit met
Als eerste weten wanneer iBabs Archive er is
iBabs Archive komt eraan. Laat je gegevens achter in het formulier hieronder, dan laten we het je weten zodra het beschikbaar is.
Vul het formulier in
Loading form…