Wat zijn vergaderetiquette?

De vergaderetiquette tijdens bestuursvergaderingen verwijst naar een set ongeschreven regels en protocollen. Er wordt van bestuursleden verwacht dat ze deze regels volgen en zich op een bepaalde manier gedragen tijdens vergaderingen. Deze normen hebben als doel dat iedereen respectvol met elkaar omgaat en dat bestuurswerkzaamheden hierdoor op een efficiënte manier kunnen worden uitgevoerd.

Voorbeelden van goede vergaderetiquette

Als iedereen zich houdt aan de vergaderetiquette voor bestuursvergaderingen zorgt dit ervoor dat meetings professioneel en productief verlopen. Hieronder de algemene richtlijnen voor bestuursleden:

• Op tijd komen

Door op tijd aanwezig te zijn, laat je zien dat je andermans waardevolle tijd respecteert.

• Voorbereid zijn

Op tijd de nodige voorbereidingen treffen, zorgt voor een goede samenwerking met andere betrokkenen.

• Mobiele apparaten op stil zetten

Leg je telefoon niet zichtbaar op tafel en zorg ervoor dat notificaties uitstaan, om afleiding te voorkomen.

• Bij het onderwerp blijven

Gesprekken die afwijken van het onderwerp kunnen zorgen voor vooroordelen en ze verstoren de orde. Praten terwijl iemand anders aan het woord is, is daarnaast onrespectvol.

• Actief luisteren

Actief luisteren zorgt voor wederzijds respect en een beter begrip van alle onderwerpen op de vergaderagenda.

• Anderen niet onderbreken

Het onderbreken van iemand die aan de beurt is om te spreken, beïnvloedt het bestuur op een negatieve manier.

• Collega’s respectvol behandelen

Behandel collega’s op een respectvolle manier door te luisteren wat een ander te zeggen heeft en door iedereen de kans te geven om deel te nemen.

• Aanwijzingen van de voorzitter opvolgen

Als er sprake is van een conflict, is het belangrijk om de voorzitter dit te laten oplossen. De bestuursvoorzitter draagt tenslotte de zorg voor een harmonieuze bestuurskamer.

Consequenties van slechte vergaderetiquette

Hieronder een aantal negatieve gevolgen bij een gebrek aan vergaderetiquette:

• Verminderde productiviteit

Als leden te laat komen of onvoorbereid zijn, kan dit de effectiviteit van het bestuur behoorlijk omlaag halen.

• Bevooroordeelde besluitvorming

Als leden geen gelijke kans krijgen om hun mening te delen kunnen er vooroordelen ontstaan, waardoor het besluitvormingsproces ineffectief wordt.

• Slechte onderlinge verhoudingen

Geen tijd of energie willen besteden aan vergaderingen kan resulteren in slechte onderlinge verhoudingen tussen bestuurders.

• Een giftige sfeer

Als het ontbreekt aan wederzijds respect zal dit de sfeer negatief beïnvloeden.