Wat is een ex-officio bestuurslid?

De Latijnse term ‘ex officio’ betekent letterlijk ‘vanuit het kantoor’ en kan ook worden vertaald als ambtshalve. Een ex-officio bestuurslid is een individu die een adviserende rol heeft, wegens de expertise of functie die dit lid binnen of buiten de organisatie heeft. Ex-officio bestuursleden worden dus gekozen om het bestuur te helpen met specifieke taken en deze op een efficiënte manier uit te voeren.

Voorbeelden van personen met een rol als ex-officio bestuurslid

Ex-officio bestuursleden worden niet via een stemming gekozen, maar op basis van hun functie of positie. Deze leden kunnen al betrokken zijn bij de organisatie, bijvoorbeeld als secretaris, commissievoorzitter of werknemer. Het kunnen echter ook personen zijn die een externe functie bekleden, die interessant is voor het bestuur.

Taken en verantwoordelijkheden

Ex-officio bestuursleden hebben de volgende taken:

• Strategisch advies geven

Aangezien ex-officio leden echt zijn uitgekozen op basis van hun gespecialiseerde kennis, geven ze advies aan het bestuur over zaken waar ze verstand van hebben. Deze feedback helpt bij het vormgeven van het strategisch beleid en het bepalen van de toekomstige stappen.

• Inzicht bieden op het gebied van risico’s

Ex-officio bestuursleden helpen om ingewikkelde kwesties vanuit een ander perspectief te bekijken, zodat het bestuur risico’s vroegtijdig kan spotten. Wat tevens van invloed is op het besluitvormingsproces.

• Bijdragen aan good governance

Ex-officio leden geven bestuursadvies over verschillende onderwerpen, waaronder suggesties voor het aanpassen van het beleid, de statuten en procedures.

• Rapporteren aan het bestuur

Afhankelijk van hun rol of functie, hebben ex-officio bestuursleden de taak om het bestuur op de hoogte te houden. Onder meer door het regelmatig opstellen van rapportages waarin de acties en de vooruitgang van de organisatie staan beschreven.

Stemrechten van ex-officio bestuursleden

Bij de meeste organisaties hebben ex-officio leden dezelfde stemrechten als andere bestuursleden en hebben ze dus evenveel zeggenschap over belangrijke beslissingen. Het kan echter voorkomen dat een organisatie ervoor kiest om ex-officio bestuursleden het stemrecht te ontzeggen. De regels omtrent stemrechten kun je vinden in de statuten van de organisatie.