Wat is een buitengewone algemene vergadering?

Een buitengewone algemene vergadering (BAVA) is een spoedvergadering die wordt gehouden om dringende zaken of noodgevallen te bespreken. Zaken die direct onder de aandacht moeten komen van de raad van bestuur, de aandeelhouders en de senior leidinggevenden.

Deze vergadering wordt ook wel een bijzondere of spoedvergadering genoemd, of in het Engels een extraordinary general meeting (EGM). De vergadering kan bijeen worden geroepen door de raad van bestuur of door aandeelhouders die minstens 10% van de stemgerechtigde aandelen bezitten.

Redenen voor een BAVA

Een bijzondere algemene vergadering wordt vaak gehouden om urgente zaken te behandelen, die niet kunnen wachten tot de volgende algemene jaarlijkse vergadering. Een BAVA kan bijeen worden geroepen als een van de volgende situaties van toepassing is:

• Het aftreden van een uitvoerend bestuurder of een key manager vanwege wangedrag
• De goedkeuring van kritieke beslissingen of acties die niet kunnen wachten tot de volgende AJV
• Het behandelen van urgente zaken, zoals wijzigingen in de statuten van de organisatie, fusies, overnames en dergelijke
• De goedkeuring van aandeelhouders vragen over zaken die een grote invloed hebben op het governance beleid
• Het bespreken en stemmen over veranderingen met betrekking tot het corporate governance beleid
• Een juridische kwestie die de onmiddellijke aandacht van de aandeelhouders vereist

Belangrijkste onderdelen van een BAVA

Hieronder de belangrijkste elementen van een extraordinary general meeting:

Resoluties en voorstellen

Specifieke bestuursbesluiten of formele voorstellen kunnen naar voren worden gebracht, zodat aandeelhouders hierover kunnen stemmen. Bijvoorbeeld het veranderen van de statuten of het ontslag van een directeur.

Presentaties

De leden van de vergadering presenteren de urgente zaken, die de goedkeuring nodig hebben van de aandeelhouders. Deze presentaties zorgen voor inzicht en achtergrond.

Doelgerichte discussies

Een BAVA wordt gehouden voor het bespreken van kritieke zaken op een efficiënte manier; onderwerpen die wachten op de goedkeuring van de aandeelhouders. Geïnformeerde discussies vormen dan ook het belangrijkste onderdeel van de vergadering.

Stemmen

Aandeelhouders kunnen vervolgens stemmen over de bestuursbesluiten of voorstellen die zijn voorgedragen tijdens de BAVA. Het quorum wordt bepaald door de statuten van de organisatie en moet van tevoren worden vastgesteld. De stemming zelf kan in persoon plaatsvinden, maar ook bij volmacht of elektronisch.

Voorbereiding en berichtgeving

Voordat een BAVA wordt gehouden zal de raad van bestuur de agenda in orde brengen, inclusief de agendapunten die moeten worden besproken. Alle leden van de vergadering moeten op de hoogte worden gebracht van het belang van de vergadering en de resoluties die aan bod komen. Dit geeft iedereen de tijd om zich goed voor te bereiden en uiteindelijk bij te dragen aan een weloverwogen besluitvorming. Kies een datum, tijd en locatie, die ervoor zorgen dat de aanwezigheid zo hoog mogelijk is.